Comprendre la circulaire ACOSS du 30/01/2009

PREAMBULE

La circulaire de la Direction de la Sécurité sociale du 30/01/2009 rappelle les conditions d’exonération de cotisations de Sécurité sociale applicables aux contributions patronales destinées au financement des régimes de prévoyance et santé complémentaires ainsi que de retraite supplémentaire.

Textes abrogés : Circulaire du 25 août 2005. Circulaire du 21 juillet 2006, et questions/réponses annexé.

Rappel de ces conditions :

- une mise en place selon un formalisme précis (visé à l’article L911-1 du CSS),

- le caractère collectif et obligatoire du régime,

- le financement de prestations, répondant à certaines conditions,

- la non-substitution à un élément de rémunération supprimé,

- le versement de prestations par un organisme assureur habilité.

Les contributions, répondant à ces conditions d’exonération, sont exclues de l’assiette des cotisations de Sécurité sociale, dans la limite de certains montants, qui restent inchangés.

PROCEDURE DE MISE EN PLACE DU REGIME

Le régime doit être mis en place par l’une des procédures prévues à l’article L-911-1 du CSS :

- convention ou accord collectif,

- référendum,

- décision unilatérale de l’employeur constatée par un écrit, remis par celui-ci, à chaque intéressé.

MISE EN PLACE PAR ACCORD COLLECTIF :

En cas de mise en place par accord d’entreprise, il est précisé que celui-ci doit bénéficier à l’ensemble des salariés ou aux catégories concernées, tous établissements confondus. Ainsi, un établissement ne pourra être exclu du régime ou bénéficier de conditions différentes, sauf :

- application de conventions collectives territoriales spécifiques à l’implantation géographique des établissements,

- mise en place d’un régime par accord d’établissement, en application des règles générales de négociation prévues par le code du travail.

MISE EN PLACE PAR REFERENDUM :

Le projet de l’employeur, qui doit être préalablement soumis à l’avis du CE, doit être ratifié à la majorité du personnel (50 % des effectifs). Sous peine de nullité, le projet doit contenir :

- toutes les clauses obligatoires prévues par le CSS, ayant pour objet :

- les conditions et la périodicité pour réexaminer le choix de l’organisme assureur (article L912-2)

- la poursuite de la revalorisation des rentes en cours de service, en cas de changement d’organisme assureur (article L912-3),

- lorsque les régimes concernent des pensions de retraite, les conditions d’attribution d’une pension de réversion au conjoint séparé de corps ou divorcé non remarié (article L912-4).

- aucune des clauses prohibées prévues par la CSS, ayant pour objet :

- toute discrimination fondée sur le sexe (article L-913-1),

- la perte des droits acquis ou en cours d'acquisition à des prestations de retraite, y compris à la réversion, des salariés ou anciens salariés en cas d'insolvabilité de l'employeur ou de transfert d'entreprises, d'établissements ou de parties d'établissements à un autre employeur, résultant d'une cession conventionnelle ou d'une fusion (article L-913-2),

- un traitement différencié du maintien des droits à la retraite des salariés, anciens salariés et ayants droit selon que ceux-ci restent sur le territoire français ou vont résider dans un autre Etat membre de la Communauté européenne ou un Etat partie à l'accord sur l'Espace économique européen (article L913-3). Il est rappelé que ce type d’accord peut être révisé par accord collectif.

MISE EN PLACE PAR Décision Unilatérale de l’Employeur :

La DUE doit obéir au même formalisme que celui évoqué pour le référendum. Il est également précisé que la DUE peut être révisée par voie de référendum ou d’accord collectif.

PIECES A PRODUIRE EN CAS DE CONTROLE :

En cas de contrôle de la part de l’URSSAF, quels que soient le mode et la date de mise en place du régime, le descriptif du régime devra être tenu à disposition de l’agent qui en est chargé. L’entreprise devra également être en mesure de produire les justificatifs suivants, selon la procédure de mise en place utilisée :

- une copie de l’accord collectif et du récépissé de dépôt à la DDTEFP,

- une copie du projet d’accord soumis à référendum et du procès-verbal de ratification,

- une copie de l’écrit remis à chaque intéressé, actant de la décision unilatérale ; avec des preuves suffisantes justifiant de la remise de cet écrit à chacun des salariés concernés. L’employeur est dispensé de produire ces éléments dans les cas d’extension par l’entreprise des niveaux de prestations prévus par une convention collective de branche, à niveau de cotisation identique.

L’employeur devra produire des éléments descriptifs complémentaires du régime (le contrat d’assurance).

CARACTERE COLLECTIF DU REGIME

Le régime doit bénéficier de façon générale et impersonnelleà l’ensemble du personnel salarié ou à certaines catégories objectives de salariés.

CATEGORIES OBJECTIVES DE PERSONNEL

Le régime doit bénéficier à des catégories objectivement définies de salariés.

Ces catégories objectives doivent être définies par référence :

- au code du travail : ouvriers, employés, agents de maîtrise et cadres ; de même, les cadres dirigeants (au sens de L3111-2 du code du travail), les cadres dits « intégrés à l’horaire collectif », les cadres intermédiaires et cadres « au forfait » sont considérés comme constituant des catégories objectivement définies,

- à la CCN de retraite et de prévoyance des cadres du 14 mars 1947 :

- Article 4(ingénieurs et cadres et diverses autres catégories de personnel),

- Article 4 bis(assimilation aux ingénieurs et cadres)

- Article 36(collaborateurs autres que ceux visés aux articles 4 et 4 bis remplissant certaines conditions)

- à des usages et accords collectifs en vigueur dans la profession dès lors qu’elles sont déterminées à partir de critères objectifs, non restrictifs et clairement définis. A cet égard, il est confirmé que le recours à des coefficients de classification ou à des catégories ou sous-catégories définies dans les conventions à partir de ces coefficients est incompatible avec la notion de caractère collectif du régime.

A L’INVERSE, ne peuvent constituer des catégories objectivement définies :

- des catégories définies au niveau de l’entreprise ou de l’établissement, même si elles découlent d’usages ou d’accords collectifs particuliers, car la catégorie est trop étroitement définie ; ainsi, à titre d’exemple, l’introduction d’un critère lié à la rémunération, même si ce critère est exprimé en fonction de limites fixées par la loi, la convention AGIRC-ARRCO ou une convention collective ne saurait être appliqué.

- les mandataires sociaux,sauf à les rattacher à une catégorie objective à laquelle ils appartiennent ; ainsi, la catégorie « Cadres au sens de la convention AGIRC » peut être considérée comme objectivement définie, même si le mandataire social est le seul à l’occuper.

- les travailleurs à domicile,dès lors qu’ils bénéficient des mêmes dispositions conventionnelles que l’ensemble des salariés couverts par la convention; a l’inverse, si des dispositions spécifiques sont prévues par la convention collective, ils pourraient alors constituer une COD.

- les apprentis ne peuvent pas à eux seuls constituer une catégorie

DES GARANTIES NE POUVANT REPOSER SUR CERTAINS CRITERES

L’accès « au système de garanties » ne peut reposer sur des critères relatifs à :

- la durée du travail : temps plein ou partiel,

- la nature du contrat de travail : CDD ou CDI, contrat d’apprentissage, ou travailleurs intermittents (sous réserve de l’application des dispositions relatives aux dispenses d’affiliation – cf. ci-après),

- l’âge du salarié : « un système de garanties éligible à l’exonération ne peut exclure des salariés sur le seul fondement d’un critère d’âge, ni pour un régime de prévoyance, moduler le niveau des prestations ou des garanties en fonction de l’âge (ex : prévoir des prestations réduites pour des salariés ayant atteint un certain âge) ».

- une ancienneté du salarié supérieure à 12 mois (ancienneté dans l’entreprise et non dans la catégorie des salariés couverts par le régime) ou une date d’embauche.

→ Toutefois, en matière de retraite supplémentaire, l’introduction d’un critère d’embauche peut être admiseen cas de fermeture d’un système de garanties préexistant afin de se conformer aux nouvelles conditions législatives ou réglementaires d’exclusion d’assiette. Le nouveau régime, alors institué, peut être ouvert aux seules personnes embauchées à compter de la date de sa mise en place. Dans ce cas, les deux régimes peuvent bénéficier de l’exclusion d’assiette.

CONTRIBUTION DE L’EMPLOYEUR A UN TAUX OU MONTANT UNIFORME

La condition d’uniformité du taux ou du montant de cotisation reste déterminée dans les mêmes termes, ainsi que le principe de modulation de la contribution patronale :

- selon les tranches de rémunération, définies par référence au plafond de la SS, pris dans son entier(1 plafond, 2 plafonds, 3 plafonds…),

- en fonction de la composition familiale : ainsi, pour un régime Frais de santé, avec une cotisation Isolé/Famille, il peut être prévu une participation de 50 % sur la part Isolé de la cotisation et 70 % sur la part Famille. Le respect de ce caractère uniforme n’interdit pas au salarié, si cela est prévu dans l’acte juridique de mise en place, de surcotiser à titre personnel au-delà du niveau collectif, afin d’augmenter les garanties des différents risques.

→ Concernant les régimes de retraite supplémentaire, il est admis que le taux de contribution pris en charge par l’employeur soit d’autant plus élevé que le coefficient de la convention collective ou le salaire est élevé(car l’objectif est d’équilibrer les taux de remplacement issus des régimes obligatoires de retraite). Cette tolérance n’est admise que dans la mesure où la contribution du salarié augmente elle aussi.

CAS PARTICULIER DE LA PARTICIPATION DU COMITE D’ENTREPRISE

Il est « simplement » prévu qu’en présence d’une couverture collective obligatoire, à laquelle le CE contribue, la participation du CE est assimilée à une contribution patronale, à laquelle elle s’ajoute, pour apprécier le dépassement des limites d’exclusion. Cette nouvelle rédaction pourrait alors signifier qu’une participation intégrale du CE serait désormais possible, quel que soit le mode de mise en place du régime.

EN CAS DE MODIFICATION DE LA SITUATION JURIDIQUE DE L’ENTREPRISE

La possibilité de mettre en place des régimes par voie d’accord d’établissement permet, en cas de fusion d’entreprises, de maintenir des régimes distincts selon les établissements de l’entreprise résultant de la fusion.

CARACTERE OBLIGATOIRE DU REGIME

- Le caractère obligatoire s’apprécie par rapport à l’adhésion des seuls salariés et non de leurs éventuels ayants-droit,

- Seules les contributions des employeurs aux régimes auxquels l’adhésion du salarié est obligatoirepeuvent bénéficier de l’exonération de cotisations de Sécurité sociale et des déductions fiscales.

DISPENSES D’AFFILIATION DES SALARIES

Mise en place d’un régime par voie de décision unilatérale – Application de l’article 11 de la loi EVIN

S’agissant d’une dispense d’affiliation légale, celle-ci n’est bien entendu pas remise en cause. Elle ne s’applique pas en cas de financement patronal exclusif. Par extension, ces règles sont admises en cas de mise en place d’un régime de retraite supplémentaire.Il est expressément précisé que le salarié qui choisit de refuser de cotiser doit le faire savoir par écrit.

Salariés bénéficiaires de l’aide à l’acquisition d’une complémentaire santé :

Cette dispense d’affiliation à un régime frais de santé n’est valable que jusqu’à l’échéance du contrat individuel (sauf résiliation anticipée possible). Il est à noter que la circulaire ne prévoit plus de dispense d’affiliation pour les bénéficiaires de la CMU-C.

Salariés pouvant choisir de ne pas cotiser :

- les salariés bénéficiant déjà d’une couverture complémentaire obligatoire à la date de mise en place du régime (par exemple, les salariés déjà couverts à titre obligatoire par leur conjoint). Les salariés embauchés postérieurement à la mise en place ou ceux qui cessent de demander le bénéfice de cette dérogation doivent obligatoirement cotiser. Le salarié devra justifier chaque année de la couverture obligatoire dont il bénéficie par ailleurs.

- les salariés bénéficiaires d’un contrat individuel frais de santé : dispense d’affiliation temporaire,pour la période restant à courir entre la date d’entrée en vigueur du régime et la date d’échéance du contrat individuel, cette dispense n’est valable que pour les salariés présents à la date de mise en place, ces derniers devant fournir le document attestant de la souscription du contrat individuel et sa date d’échéance,

- les salariés en CDD et les travailleurs saisonniers : il est désormais fait une distinction selon la durée de présence dans l’entreprise :

- durée du contrat au moins égale à 12 mois : la demande de dispense d’affiliation doit être faite par écrit, accompagnée des documents justifiant de la couverture souscrite par ailleurs,

- durée du contrat inférieure à 12 mois : la dispense est de droit.

- les salariés à employeurs multiples, bénéficiant d’une couverture complémentaire obligatoire dans le cadre d’un autre emploi (justification de cette couverture obligatoire à apporter).

Cas particuliers des salariés à faible rémunération (salariés à temps très partiel et les apprentis)

Par dérogation au caractère uniforme de la cotisation, et en cas de cofinancement employeur-salarié, il est admis que l’employeur puisse intégralement prendre en charge la cotisation de cette catégorie de salariés, dès lors que la prise en charge directe par le salarié conduirait à ce qu’il acquitte une cotisation au moins égale à 10 % de son salaire. Il est également admis que les salariés à temps très partiel qui devraient acquitter une cotisation au moins équivalente à 10 % de leur salaire peuvent choisir de ne pas cotiser,sans remise en cause du caractère obligatoire. Les mêmes dispositions s’appliquent aux apprentis.

Il est prévu la possibilité pour les anciens salariés qui le souhaitent de maintenir leur couverturepour une période limitée après la cessation du contrat du travail, notamment dans le cadre du dispositif de portabilité des droits, prévu par l’article 14 de l’ANI du 11 janvier 2008. Dans ce cas, il y a maintien de l’exclusion d’assiette pour les contributions patronales versées à ce titre.

APPRECIATION DU CARACTERE OBLIGATOIRE AU REGARD DES AYANTS-DROIT DU SALARIE

Le régime peut prévoir la couverture des ayants-droit du salarié, à titre obligatoire ou facultatif.

Ayants-droit couverts à titre obligatoire :

Dérogations possibles : le conjoint bénéficie également d’une couverture obligatoire de prévoyance par ailleurs, que ce soit en qualité de salarié ou de fonctionnaire bénéficiant d’un dispositif de protection sociale avec participation de l’employeur ou de l’Etat. Dans ce cas, le salarié devra justifier de la couverture obligatoire dont bénéficie son conjoint et/ou ses enfants. Ce document doit être conservé par l’employeur. Lorsque l’adhésion de l’ayant-droit est obligatoire et dès lors que l’ayant-droit est effectivement couvert, la contribution de l’employeur versée à son bénéfice est exclue de l’assiette des cotisations de Sécurité sociale. Concernant les couples salariés (mariés, pacsés, ou concubins) travaillant dans la même entreprise, l’un doit s’affilier en propre au régime et l’autre peut être affilié en qualité d’ayant-droit.Dans ce cas, la contribution patronale versée à leur bénéfice est totalement exclue de l’assiette des cotisations de Sécurité sociale.

Ayants-droit couverts à titre facultatif :

La couverture des ayants-droit peut être facultative sans remettre en cause le caractère obligatoire du régime. Toutefois, la contribution de l’employeur versée à leur bénéfice est intégrée dans l’assiette des cotisations de Sécurité sociale. S’agissant des couples salariés dans la même entreprise, les deux membres peuvent s’affilier en propre, ou l’un peut s’affilier en qualité d’ayant-droit de l’autre. Dans les deux cas, le caractère obligatoire ne sera pas remis en cause et les contributions versées, dans les deux cas, pourront être exclues de l’assiette des cotisations de Sécurité sociale.

SITUATION DES SALARIES DONT LE CONTRAT DE TRAVAIL EST SUSPENDU

Deux situations doivent être distinguées :

La période de suspension du contrat de travail donne lieu à indemnisation :

Cas de suspension du contrat liés à une maladie, une maternité ou un accident, donnant lieu :

- à un maintien total ou partiel de salaire,

- ou, au versement d’indemnités journalières complémentaires, financées pour partie par l’employeur, versées par l’employeur, ou pour son compte, par l’intermédiaire d’un tiers. Le bénéfice du régime et la contribution patronale correspondante doivent être maintenus pendant toute la période de suspension de contrat de travail indemnisée. Le salarié doit acquitter la part salariale de la cotisation (sauf maintien des garanties à titre gratuit).

La période de suspension du contrat de travail ne donne pas lieu à indemnisation :

- En cas de maladie, maternité ou accident: le maintien du régime au profit des salariés concernés n’est pas obligatoire ; le bénéfice de l’exclusion d’assiette n’est pas remis en cause ;

- Autres situations (raisons autres que médicales): la circulaire indique que le maintien du régime est souhaitable ; toutefois l’absence de maintien ne peut avoir pour conséquence de remettre en cause le bénéfice de l’exclusion d’assiette.

CONDITIONS SPECIFIQUES TENANT AUX GARANTIES DE PREVOYANCE COMPLEMENTAIRE

Les contributions des employeurs doivent financer des prestations complémentaires à celles versées par les régimes de base de Sécurité sociale (maladie, maternité, invalidité, décès, accident du travail et maladie professionnelle). Sont assimilées à de telles contributions, les contributions destinées au financement de prestations de dépendance. La circulaire prend à nouveau en compte la possibilité pour un régime de prévoir un maintien de garanties après la cessation du contrat de travail des salariés. Si le financement de ce maintien est effectué de manière distincte, les sommes correspondantes bénéficient de l’exclusion d’assiette dans les mêmes conditions que les garanties qui sont prolongées.

PRESTATIONS COMPLEMENTAIRES A CELLES VERSEES PAR LA SECURITE SOCIALE :

Concernant les indemnités journalières complémentaires, il doit s’agir de celles intervenant postérieurement aux périodes durant lesquelles l’employeur est tenu de maintenir le salaire, en application de la loi sur la mensualisation ou d’un accord collectif ayant le même objet. Les contributions patronales visant à financer ces obligations de maintien de salaire ne sont pas visées par le dispositif d’exclusion d’assiette. Pour revêtir le caractère de prestation complémentaire de prévoyance, il convient alors de rechercher si un lien peut être établi avec les risques couverts par les régimes de base de Sécurité sociale.

- l’allocation, versée à l’occasion d’une naissance ou d’une adoption, a le caractère d’une prestation de prévoyance complémentaire, car elle peut être rattachée au risque maternité,

- l’allocation forfaitaire en cas d’hospitalisation doit être destinée à la prise en charge de frais non remboursés par la Sécurité sociale(chambre particulière, forfait hospitalier), pour être qualifiée de prestation de prévoyance complémentaire.

- les garanties d’assistance liées à des situations d’hospitalisation, d’incapacité, d’invalidité ou de décèspeuvent être qualifiées de prestations de prévoyance complémentaire ; ces prestations peuvent avoir pour objet d’offrir aux assurés des prestations de nature médicale ou d’en faciliter la délivrance, soit, de garantir des prestations similaires à celles admises, dans le cadre de contrats couvrant le risque dépendance (aide ménagère, aide familiale…). Toutefois, il est admis que lorsqu’un petit nombre de garanties sont indissociables d’un ensemble couvrant des garanties ouvrant droit au bénéfice de l’exclusion d’assiette et que les sommes en jeu sont inférieures à 10 € par an et par salarié, les contributions versées ne sont pas réintégrées dans l’assiette des cotisations de Sécurité sociale.

- la couverture du risque d’inaptitude professionnelle (retrait du permis de conduire, perte de licence des pilotes…) s’analyse en une couverture de prévoyance si elle répond à certains critères : limitation du retrait pour raisons médicales, bénéfice de la prestation subordonnée à certaines conditions…

PRESTATIONS DE DEPENDANCE :

Sont assimilées à des contributions de l’employeur finançant des prestations complémentaires de prévoyance, les contributions destinées au financement de prestations de dépendance au profit du salarié ou de son conjoint, quelle que soit leur forme (prestations en espèces ou prise en charge du financement de l’aménagement du domicile, de l’accueil en établissement spécialisé etc..).

CONDITIONS SPECIFIQUES TENANT AUX GARANTIES DE RETRAITE SUPPLEMENTAIRE

Les contrats de retraite supplémentaire doivent respecter un certain nombre de conditions pour pouvoir bénéficier des avantages fiscaux et sociaux (visées, en particulier, à l’article D- 242-1 du CSS).

DEFINITION DES OPERATIONS DE RETRAITE SUPPLEMENTAIRE :

- Garanties complémentaires : Ces contrats peuvent prévoir des garanties complémentaires en cas de décès de l’adhérent, avant ou après la date de mise en service de la rente, ainsi qu’en cas d’incapacité et d’invalidité.

Ces garanties peuvent prendre la forme :

- soit, d’un capital qui est la contrepartie de provisions mathématiques, (montant de l’engagement de l’assureur à l’égard de l’assuré),

- soit, d’une rente viagère (pension de réversion, par exemple).

Ces contrats peuvent prévoir également des garanties complémentaires couvrant le risque dépendance de l’adhérent avec des prestations sous forme de rentes viagères.

- Transfert : Les contrats de retraite supplémentaire doivent prévoir, au bénéfice de l’assuré qui n’est plus tenu d’y adhérer (notamment en cas de rupture du contrat de travail), une faculté de transfert vers un autre contrat de retraite supplémentaire, y compris les contrats « Madelin » ouverts aux non salariés,ou vers un plan d’épargne retraite populaire. La notice d’information à remettre aux assurés doit préciser cette faculté et en détailler les modalités d’exercice.

REGIMES DE RETRAITE A PRESTATIONS DEFINIES :

Rien ne s’oppose à ce qu’un régime à prestations définies bénéficie de l’exclusion d’assiette sous réserve :

- que le régime réponde aux conditions définies dans la circulaire,

- qu’il ne relève pas de l’article L-137-11 du Code de la Sécurité sociale (régimes conditionnant la constitution des droits à l’achèvement de la carrière du bénéficiaire dans l’entreprise)

► Par exception, les régimes de retraite à prestations définies, gérés par un organisme assureur, institués avant le 1er janvier 2005 qui ne relèvent pas de l’article L137-11 du CSSindiqué ci-dessus, peuvent bénéficier de l’exclusion de l’assiette des cotisations de Sécurité sociale, tout en n’étant pas soumis aux conditions spécifiques fixées par la circulaire pour les régimes de retraite supplémentaire ; toutefois, ces régimes doivent respecter les conditions suivantes :

- ne plus accepter de nouveaux adhérents à compter du 1er juillet 2008,

- revêtir un caractère collectif et obligatoire,

- une mise en place par convention ou accord collectif, référendum ou décision unilatérale de l’employeur constatée par un écrit remis à chaque intéressé.